Od kalkulacji do zamówienia

Cel

Klient zaakceptował wycenę i wybrał nakład. Po tym przewodniku masz w Prynt zamówienie ze statusem Nowe, z produktami, cenami, elementami i operacjami z kalkulacji, gotowe do plików i produkcji, a kalkulacja ma status Zamówiona.

Zanim zaczniesz

• Kalkulacja jest na liście Kalkulacje w statusie Szkic, Wysłana albo Zaakceptowana (wyceny z programu kalkulacyjnego drukarni mają źródło Excel, wyceny policzone w Prynt — Prynt). Z kalkulacji Zamówionej drugiego zamówienia nie utworzysz.
• Nakład, który zamawia klient, jest wyceniony (wariant Prynt bez ceny przelicz najpierw w edytorze technologii).
• Klient istnieje w Klienci i ma osobę kontaktową oraz dane do faktury; zaoszczędzi to wpisywania.
• Masz rolę Handlowiec (własne kalkulacje), Technolog / kalkulant albo Administrator.

Kroki

1. Otwórz Kalkulacje i znajdź wycenę po numerze (np. 22/2026) w polu Szukaj po numerze kalkulacji…. Kliknij wiersz, żeby otworzyć podgląd.
2. Sprawdź Ważna do (przeterminowana ma etykietę Wygasła) i nakłady w Podsumowaniu wariantów. Jeśli klient zaakceptował, możesz oznaczyć to w menu statusu: Klient zaakceptował.
3. Kliknij Utwórz zamówienie (w nagłówku podglądu, w menu ⋯ wiersza na liście albo na banerze wyceny z Excela).
4. W oknie Utwórz zamówienie z kalkulacji …:
   • Wariant — wybierz nakład, który zamawia klient (domyślnie wariant oferty, oznaczony „(oferta)”),
   • Produkty — odznacz produkty, których klient nie zamawia (domyślnie wszystkie),
   • Tryb — Nowe zamówienie albo Otwórz w kreatorze zamówienia (opis niżej),
   • Zarezerwuj papier na arkusze zakupowe (tylko w trybie Nowe zamówienie, domyślnie odznaczone) — zaznacz, jeśli magazyn ma od razu odłożyć papier dla zamówienia (opis w Rezerwacja papieru).
5. Nowe zamówienie: sprawdź Klient zamówienia (wycena pod klientem zastępczym [MIGRACJA] wymaga Wybierz klienta) i kliknij Utwórz zamówienie. Prynt tworzy zamówienie, pokazuje jego numer i otwiera szczegóły; kalkulacja dostaje status Zamówiona. Koszty dodatkowe produktów kalkulacji (np. wykrojnik, matryca, transport) przechodzą do produktów zamówienia 1:1 — z kwotą, VAT, widocznością dla klienta, opisem i załącznikami. Cena produktu w zamówieniu jest bez kosztów widocznych dla klienta (w kalkulacji są w cenie — PDF oferty pokazuje je w tabeli Wliczone w cenę netto — a w zamówieniu to osobne pozycje), więc netto zamówienia jest równe netto wybranego nakładu. Koszt ukryty przed klientem przechodzi jako ukryty: nie ma go na wydruku zamówienia dla klienta, tak jak nie było go w ofercie, ale Podsumowanie finansowe zamówienia wlicza go do wartości, jak każdy koszt zamówienia — jeśli drukarnia bierze go na siebie, usuń go w zamówieniu.
6. W szczegółach zamówienia uzupełnij termin (Data realizacji), dostawę, podmiot fakturujący, płatność, osobę kontaktową i Pola dodatkowe, dodaj pliki od klienta (produkt przejdzie na Pliki do sprawdzenia) i wydrukuj Kartę Technologiczną, gdy pliki będą zaakceptowane.

Wskazówka

Podwójne kliknięcie Utwórz zamówienie albo ponowienie po błędzie sieci nie tworzy drugiego zamówienia — Prynt rozpoznaje to samo zlecenie i zwraca zamówienie z pierwszego kliknięcia.

Rezerwacja papieru

Pod polem Zarezerwuj papier na arkusze zakupowe okno wypisuje papiery z magazynu, których potrzebują zaznaczone produkty: nazwę, kod i format, liczbę arkuszy zakupowych z kalkulacji (suma elementów na tym papierze) i dostępne arkusze — stan minus aktywne rezerwacje innych zamówień. Papier oznaczony w magazynie jako spoza magazynu (tylko do wyceny) jest na liście z dopiskiem bez rezerwacji; element bez papieru z magazynu albo bez policzonych arkuszy niczego nie rezerwuje.

1. Zaznacz Zarezerwuj papier na arkusze zakupowe.
2. Jeśli przy którymś papierze arkuszy jest za mało, okno ostrzega: Za mało dostępnego papieru: … Zamówienie z rezerwacją się nie utworzy — odznacz rezerwację albo uzupełnij magazyn.
3. Kliknij Utwórz zamówienie. Prynt zakłada rezerwację dla każdego elementu (z numerem zamówienia jako kodem karty); widać ją na karcie papieru w zakładce Rezerwacje i w panelu Wymagane materiały zamówienia.

Uwaga

Rezerwacja ponad stan nie przejdzie: Prynt pokaże Za mało dostępnego papieru „…” — dostępne …, potrzeba … i nie utworzy zamówienia (nic się nie zapisuje — ani zamówienie, ani część rezerwacji). Odznacz rezerwację i kliknij Utwórz zamówienie jeszcze raz albo poproś magazyn o przyjęcie papieru. Pole jest wyszarzone dla ról bez prawa edycji magazynu papieru.

Wariant: przez kreator zamówienia

Wybierz w oknie tryb Otwórz w kreatorze zamówienia i kliknij Otwórz kreator, jeśli wolisz od razu wpisać termin, dostawę i płatność albo dołożyć produkty z innej kalkulacji. Prynt otwiera kreator z klientem i produktami wybranego nakładu (wszystkimi — zbędne usuniesz w kroku Produkty). Wycena z Excela pod [MIGRACJA] otwiera kreator bez klienta — wybierz właściwego w kroku 1.

1. Krok 1: potwierdź klienta, osobę kontaktową i handlowca (przyjmij Sugestię systemu przyciskiem Akceptuj). Dalej.
2. Krok 2: termin (Data realizacji, ewentualnie Ścisła data realizacji), transport, podmiot fakturujący i płatność, adres dostawy, uwagi dla działów w Komentarze. Dalej.
3. Krok 3: produkty są wypełnione; każdy ma Powiąż kalkulację ustawione na tę wycenę. Zaznacz FSC lub Awizo, jeśli dotyczy. Dalej.
4. Krok 4: przeczytaj podsumowanie i kliknij Utwórz zamówienie.

Uwaga

Zamówienie z kreatora nie zmienia statusu kalkulacji — zostaje Szkic, Wysłana albo Zaakceptowana. Zamówienia utworzone z kalkulacji widzisz w panelu Zamówienia z tej kalkulacji na podglądzie; sprawdź go, zanim zamówisz drugi raz.

Wariant: import w kreatorze

Jeśli zaczynasz od kreatora (np. klient zamawia dwie wyceny w jednym zamówieniu), w kroku Produkty kliknij Importuj z kalkulacji, wyszukaj kalkulację, wybierz nakład chipem i Tryb importu (dodanie produktów do listy albo zastąpienie). Możesz zaimportować kilka kalkulacji tego samego klienta. Koszty dodatkowe produktów kalkulacji kreator wstawia do zamówienia sam (możesz je poprawić przed zapisem), a cenę produktu wpisuje bez kosztów widocznych dla klienta — tak samo jak Nowe zamówienie, więc netto się zgadza. W odróżnieniu od Nowego zamówienia koszty z kreatora są kosztami całego zamówienia (nie przy produkcie) i nie mają załączników z kalkulacji — pliki (np. rysunek wykrojnika) dodasz potem w zakładce Koszty dodatkowe zamówienia. Rezerwację papieru zrobisz na karcie papieru w magazynie.

Dodruk z zamówienia

Klient zamawia ponownie to samo w innym nakładzie? Nie licz wyceny od zera — wyceń dodruk z produktu zamówienia, które już zrealizowałeś. Prynt kopiuje technologię nakładu, z którego powstał produkt, a przygotowalnię i naświetlanie płyt zeruje (pliki i płyty są z poprzedniego zlecenia).

1. Otwórz szczegóły zamówienia i przy produkcie kliknij Akcje produktu (⋯) → Wyceń dodruk. Pozycja jest tylko przy produktach utworzonych z kalkulacji i tylko dla ról, które tworzą kalkulacje.
2. W oknie Dodruk · sprawdź Wariant źródłowy (domyślnie nakład, z którego powstał produkt) i wpisz Nakład dodruku (na start nakład produktu).
3. Kliknij Utwórz dodruk. Prynt tworzy nową kalkulację w statusie Szkic, przelicza ją w nowym nakładzie (arkusze, płyty, czasy i cena) i od razu otwiera jej edytor technologii:
   • Studio prepress i Naświetlanie płyt mają 0 zł, kłódkę i dopisek dodruk z plików ze zlecenia <numer zamówienia>,
   • wykrojnik jest oznaczony jako istniejący, a jego wykonanie kosztuje 0 zł,
   • nad drzewem jest panel Kontekst zamówienia: numer zamówienia źródłowego (link), produkt i fiszki Grafika, Druk, Introligatornia i Pakowanie z tamtego zamówienia oraz droga do Karty technologicznej (w zamówieniu: Więcej akcji (⋯) → Karta Technologiczna; co jest na karcie: Dokumenty i wydruki).
4. Popraw w edytorze to, co klient zmienia, kliknij Zapisz, przygotuj ofertę i — po akceptacji — utwórz zamówienie jak w krokach wyżej.

Uwaga

Produktu z wyceny z Excela nie wycenisz jako dodruku — okno Dodruk pokaże wtedy komunikat, że najpierw trzeba ją przeliczyć w Prynt. Otwórz kalkulację, kliknij Przelicz w Prynt i wyceń dodruk z nowej kalkulacji (menu Więcej → Dodruk na jej podglądzie).

Co dalej / częste problemy

• Przycisk Utwórz zamówienie jest wyszarzony: kalkulacja jest Zamówiona, Odrzucona albo Zarchiwizowana. Poprawki po decyzji klienta zrób w Nowa rewizja (menu Więcej na podglądzie).
• „Z tego wariantu nie utworzysz zamówienia — wycena ma braki”: nakład ma operację za 0 zł, brak normatywu lub stawki, netto 0,00 zł albo błąd wyceny. Kliknij Popraw w edytorze przy pozycji, popraw i zapisz kalkulację — zobacz Co Prynt sprawdza przed wysyłką i zamówieniem. Ta sama blokada działa przy Importuj z kalkulacji w kreatorze zamówienia.
• „Ten wariant nie ma jeszcze ceny”: przelicz wariant w edytorze technologii (Przelicz albo Zapisz). Tak samo, gdy nowy dodruk ma 0 zł — Prynt nie zdołał go przeliczyć (np. maszyna z kalkulacji źródłowej jest już wyłączona); Przelicz pokaże, czego brakuje.
• Nie widzę kalkulacji: sprawdź, czy jest na liście klienta (Klienci → zakładka Kalkulacje); handlowiec widzi własne kalkulacje.
• Cena w zamówieniu to cena łączna pozycji, nie za sztukę. Sprawdź Podsumowanie finansowe.
• „Za mało dostępnego papieru”: zamówienie się nie utworzyło — odznacz Zarezerwuj papier na arkusze zakupowe albo uzupełnij stan papieru (patrz Rezerwacja papieru).
• Klient zmienia nakład po utworzeniu zamówienia: edytuj produkt w zamówieniu (Akcje produktu → Szczegóły); kalkulacja się nie zmienia.
• Dalszy przebieg: Obieg plików w Studio Prepress i Zadanie produkcyjne od kolejki do zakończenia.