Obieg plików w Studio Prepress

Cel

Każdy produkt w zamówieniu przechodzi drogę Brak plików → Pliki do sprawdzenia → Pliki OK. Po tym przewodniku wiesz, kto co robi na każdym etapie i gdzie to widać.

Zanim zaczniesz

• Zamówienie ma produkty (zobacz Kreator zamówienia).
• Osoba sprawdzająca pliki ma dostęp do Studio Prepress (Grafik (prepress), Pracownik produkcji z uprawnieniem do plików, Administrator).

Kroki

Handlowiec: wgraj pliki

1. Otwórz zamówienie, zakładka Produkty, Akcje produktu → Szczegóły, sekcja Pliki i terminy.
2. Przeciągnij pliki od klienta albo wpisz Link do plików, gdy klient przysłał je przez zewnętrzny serwis. Nadaj Typ pliku.
3. Produkt dostaje status Pliki do sprawdzenia i pojawia się w kolejce przygotowalni.

Przygotowalnia: sprawdź

1. Otwórz Studio Prepress → Kolejka. Zakładki: Do sprawdzenia, Brak plików, Czeka na odpowiedź, Zaakceptowane, Wszystkie, z licznikami. Kolumny: Zamówienie, Produkt, Status, FSC, Awizo, Klient, Ilość, Pliki, Termin, Pakowanie, Źródło. Własne widoki zapiszesz przyciskiem + obok zakładek (Nowy widok).
2. Kliknij produkt. Ekran produktu ma sekcje Informacje o produkcie, Pliki i terminy z listą plików i podglądem, Elementy i operacje oraz Historia rozmowy.
3. W Historia rozmowy napisz uwagi i zakończ przyciskiem Zaakceptuj pliki i wyślij albo Odrzuć pliki i wyślij. Po odrzuceniu pliki dostają status Odrzucony / poprawki, handlowiec dostaje powiadomienie, a produkt przechodzi na Czeka na odpowiedź klienta (w kolejce zakładka Czeka na odpowiedź).

Handlowiec: poprawki

1. Licznik wiadomości przy produkcie (np. 2 wiad.) otwiera rozmowę. Przekaż uwagi klientowi. Jeśli odpiszesz bez pliku (np. pytanie o szczegóły), produkt przechodzi na Czeka na odpowiedź: kolej przygotowalni, która widzi go w zakładce Do sprawdzenia i odpowiada w tej samej rozmowie (produkt wraca na Czeka na odpowiedź klienta) albo akceptuje pliki.
2. Wgraj poprawiony plik w tej samej sekcji; stary zostaje w historii.
3. Produkt wraca do Pliki do sprawdzenia.

Akceptacja

Gdy pliki produktu są zatwierdzone (status pliku Zatwierdzony), produkt dostaje Pliki OK (widać datę i osobę: Zaakceptowano:). Zamówienie może iść do produkcji; wydrukuj Kartę Technologiczną.

Co dalej / częste problemy

• Produkt nie pojawia się w kolejce: sprawdź, czy ma wgrane pliki; bez plików jest w zakładce Brak plików, a nie Do sprawdzenia.
• Klient przysłał pliki e-mailem: wgraj je Ty, przygotowalnia nie ma dostępu do Twojej skrzynki.
• Biblioteka: Studio Prepress → Pliki pokazuje wszystkie pliki w systemie z tagami; wygodna, gdy szukasz pliku bez numeru zamówienia.
• Wykrojniki: Studio Prepress → Wykrojniki to ewidencja wykrojników klientów, przydatna przy produktach z wykrawaniem.