Zamówienie od zapytania do wpłaty oczami handlowca

Dla: Handlowiec, Biuro / fakturowanie, Administrator

Cel

Po tym przewodniku wiesz, co dzieje się ze zleceniem między pierwszym e-mailem klienta a wpłatą, w którym miejscu Prynt czeka na Ciebie i skąd wziąć informację, gdy klient dzwoni.

1. Zapytanie i wycena

Wycenę robi kalkulant w programie kalkulacyjnym; do Prynt trafia sama (Jak wycena trafia do Prynt). Znajdziesz ją na liście Kalkulacje po numerze (źródło Excel). Klient akceptuje wycenę poza Prynt (e-mail, telefon); Prynt nie wysyła ofert.

2. Zamówienie

Z kalkulacji: Utwórz zamówienie → kreator w czterech krokach (klient i osoba kontaktowa, termin i dostawa, produkty, podsumowanie). Szczegóły w Od kalkulacji do zamówienia. Zamówienie ma status Nowe i numer ze wzorca numeracji.

Za co odpowiadasz: właściwy klient (wyceny przychodzą pod [MIGRACJA]), Data realizacji i czy jest ścisła, Podmiot rozliczeniowy, Metoda płatności, adres dostawy, uwagi dla działów w Komentarze i fiszkach.

3. Pliki i grafik

Wgraj pliki od klienta do produktu (Pliki & Komentarze albo przeciągnięcie). Produkt przechodzi na Pliki do sprawdzenia, grafik dostaje powiadomienie.
Grafik sprawdza pliki i w Historii rozmowy wybiera jedno z: Zaakceptuj pliki i wyślij (produkt → Pliki OK), Poproś o poprawki i wyślij albo Odrzuć pliki i wyślij (produkt → Czeka na odpowiedź klienta).
Ty dostajesz powiadomienie Wiadomość z recenzji produktu, przekazujesz uwagi klientowi i wgrywasz poprawiony plik; produkt wraca na Pliki do sprawdzenia.

Gdy klient dzwoni: status plików widzisz na karcie produktu i na liście zamówień; rozmowa z grafikiem jest w Historii rozmowy produktu.

4. Produkcja i termin

Po przyjęciu zlecenia (Przyjęte) kierownik produkcji pilnuje kolejki; gdy pierwsza operacja rusza, zamówienie jest W produkcji. Co widzisz:

Estymacja w szczegółach zamówienia: szacowane godziny, szacowana data ukończenia, czy zdąży, pewność (jak to liczone).
Zagrożone terminy na dashboardzie i ostrzeżenie Po terminie.
Postęp operacji w Produkcja → Przeglądaj (procent i Ukończone).

Zmiana nakładu lub terminu po starcie produkcji: Edytuj zamówienie / Akcje produktu → Szczegóły; uprzedź kierownika produkcji, bo zmienia to kolejkę.

5. Gotowe i wydanie

Gdy wszystkie operacje są zakończone, zamówienie dostaje Gotowe. Wydanie: Karta Obiegowa z Więcej akcji, status Wysłane (kurier) albo Odebrane (odbiór osobisty). Szczegóły w Wydanie towaru i faktura.

6. Faktura i wpłata

Prynt nie wystawia faktur; rejestrujesz numer, daty, kwotę i plik z programu księgowego przy produkcie (zakładka Faktury), a wpłaty w zakładce Płatności. Statusy płatności, zaległości i korekty opisuje Faktura, wpłaty, zaległości. Zaległość widzisz na dashboardzie (Zaległe płatności), na liście zamówień (kolumna Płatność) i w powiadomieniu.

Gdzie szukać, gdy klient pyta

Pytanie klienta	Gdzie odpowiedź
„Czy dostaliście pliki?”	Karta produktu: status Pliki do sprawdzenia / Pliki OK / Czeka na odpowiedź klienta.
„Kiedy będzie gotowe?”	Panel Estymacja i Termin w nagłówku; postęp w Przeglądaj.
„Co jest w zamówieniu?”	Eksportuj do PDF albo Wyślij podsumowanie mailem (Dokumenty).
„Zapłaciliśmy”	Zakładka Płatności: Zapłacono, Pozostało, lista wpłat.
„Prześlijcie fakturę”	Zakładka Faktury produktu: plik faktury zarejestrowanej z programu księgowego.